Положение о защите персональных данных

РЕСПУБЛИКА КАРЕЛИЯ
Администрация Лоухского муниципального района
РАСПОРЯЖЕНИЕ № 889-Р

п. Лоухи                                                                                                                          от 19 октября 2011 года

Об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации в администрации Лоухского муниципального района
(в ред. № 164-Р от 26.02.2014г.)

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»

1. Утвердить Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации в администрации Лоухского муниципального района. (Приложение № 1).
2. Утвердить Перечень муниципальных служащих администрации Лоухского муниципального района, имеющих доступ к информации, содержащей персональные данные, ответственных за хранение и обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации (Приложение № 2).
3. Управлению делами ознакомить муниципальных служащих администрации Лоухского муниципального района с настоящим Распоряжением.

Глава администрации
Лоухского муниципального района    А.И. Цехов

Приложение № 1
К Распоряжению администрации
Лоухского муниципального района
от 19 октября 2011 г. № 889-Р

Положение
об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации в администрации Лоухского муниципального района.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации в администрации Лоухского муниципального района (далее – Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
1.2. Настоящее Положение устанавливает порядок работы с документами – носителями конфиденциальной информации, содержащей персональные данные в администрации Лоухского муниципального района (далее – Администрация), в целях:
- предотвращения неконтролируемого распространения конфиденциальной информации, содержащей персональные данные в результате ее разглашения муниципальным служащим Администрации, имеющим доступ к информации, содержащей персональные данные, или получения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
- предотвращения несанкционированного уничтожения, искажения, копирования, блокирования информации, содержащей персональные данные;
- предотвращения утраты, несанкционированного уничтожения или сбоев в процессе функционирования автоматизированных систем обработки информации, содержащей персональные данные, обеспечение полноты, целостности, достоверности такой информации;
- соблюдения правового режима использования информации, содержащей персональные данные;
- обеспечения возможности обработки и использования персональных данных Администрации, его структурными подразделениями и муниципальными служащими, имеющими соответствующие полномочия.
1.3. Обработка персональных данных осуществляется Администрацией с согласия субъекта персональных данных.
Согласие субъекта на обработку его персональных данных не требуется в следующих случаях:
- если персональные данные являются общедоступными;
- когда персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц, а получение согласия работника невозможно;
- если обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
- обработки персональных данных по требованию уполномоченных на то государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом;
- когда обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения обращения, запроса самого субъекта персональных данных, трудового или иного договора с ним;
- обработки адресных данных, необходимых для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи;
- обработки данных, включающих в себя только фамилии, имена и отчества;
- обработки персональных данных без использования средств автоматизации.
1.4. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности информации, содержащей персональные данные, все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться муниципальными служащими Администрации, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях.
1.5. Режим конфиденциальности персональных данных отменяется в случаях обезличивания этих данных, в отношении персональных данных, ставших общедоступными, или по истечении 75-летнего срока их хранения, если иное не предусмотрено законом.
1.6. Перечень муниципальных служащих Администрации, имеющих доступ к информации, содержащей персональные данные, ответственных за хранение и обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, утвержден Приложением № 2 к настоящему Положению.

2. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПРИ ОБРАБОТКЕ
И ХРАНЕНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ
БЕЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ
2.1. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна вестись таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных.
2.2. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним.
2.3. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе лица, осуществляющие такую обработку по договору с Администрацией), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки.
2.4. Материальные носители с персональными данными должны храниться в запирающихся на ключ помещениях, металлических шкафах, сейфах, иных шкафах, имеющих запираемые блок-секции.
2.5. Муниципальные служащие Администрации, работающие с персональными данными, запрещается разглашать информацию, содержащую персональные данные, устно или письменно кому бы то ни было, если это не вызвано служебной необходимостью.
2.6. Не допускается без согласования с руководителем структурного подразделения Администрации формирование и хранение баз данных (картотек, файловых архивов и др.), содержащих персональные данные.
2.7. Передача персональных данных допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и действующими Положением по работе со служебными документами и обращениями граждан, а также по письменному поручению вышестоящих должностных лиц.
2.8. Передача персональных данных не допускается с использованием средств телекоммуникационных каналов связи (телефон, телефакс, электронная почта и т.п.) без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.
После подготовки и передачи документа файлы, копии, черновики документа переносятся подготовившим их муниципальным служащим на маркированные носители, предназначенные для хранения персональных данных.
2.9. Ответы на запросы граждан и организаций даются в том объеме, который позволяет не разглашать в ответах конфиденциальные данные, за исключением данных, содержащихся в материалах запроса или опубликованных в общедоступных источниках.
2.10. В Администрации обеспечивается раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.
При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, исключающие одновременное копирование иных персональных данных, не подлежащих распространению и использованию.
2.11. При использовании типовых форм документов, характер информации которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:
а) типовая форма или связанные с ней документы должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых Администрацией способов обработки персональных данных;
б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, – при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.
2.12. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
2.13. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, но с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление). Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, – путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.
2.14. Муниципальные служащие, имеющие отношение к работе с персональными данными, должны быть в обязательном порядке ознакомлены под расписку с настоящей Положением.
2.15. Муниципальные служащие, осуществляющие обработку и (или) хранение персональных данных в Администрации, несут ответственность за обеспечение их информационной безопасности. Муниципальные служащие, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и хранение персональных данных, несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.

Приложение № 2
К Распоряжению администрации
Лоухского муниципального района
от 19 октября 2011 г. № 889-Р

Перечень муниципальных служащих администрации Лоухского муниципального района, имеющих доступ к информации, содержащей персональные данные, ответственных за хранение и обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации